Kanban: Was ist das?

Wer an agiles Projektmanagement in der Software-Entwicklung denkt, kommt häufig mit der Methode Scrum in Berührung. Allerdings gibt es noch weitaus mehr agile Methoden und Frameworks – so auch die Kanban-Methode. Hierbei handelt es sich um eine Produktions- und Prozesssteuerungsmethode, die in erster Linie auf visuellen Signalen basiert. Kanban unterstützt Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, indem es die Durchlaufzeit verkürzt, Engpässe identifiziert und die Zusammenarbeit im Team verbessert.

Doch wie ist die Kanban-Methode überhaupt entstanden? In welchen Bereichen kann die agile Methode eingesetzt werden? Welche Vor- und Nachteile bietet es für Unternehmen und was sind die maßgeblichen Unterschiede zu Scrum? All das und mehr erklären wir in diesem Beitrag.

Was ist Kanban?

Kanban – Definition

Der Begriff “Kanban” stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie “Schild” oder auch “visuelles Signal”. In der Software-Entwicklung ist Kanban eine effektive Arbeitsmanagement-Methode. Die durchaus beliebte Methode basiert auf der Idee, dass ein physisches Signal – etwa eine Karte oder ein Post-it – eine bessere Möglichkeit ist, die Arbeit zu koordinieren, als die Verwendung komplexer Software-Tools.

Kanbansysteme können unter anderem auf Boards oder Wänden mit Karten oder Post-its angezeigt werden. Diese helfen den Fortschritt der Arbeit zu verfolgen und das Team über den jeweiligen aktuellen Status zu informieren.

Die Entstehung von Kanban

Die Kanban-Methode ist aus dem Toyota Production System (TPS) in den 1940er-Jahren entstanden. Damals wurde Kanban ursprünglich von dem Toyota Ingenieur Taiichi Ohno entwickelt. Ohno bemerkte, dass das sogenannte Just-in-Time-System (JIT) von Toyota immer noch Probleme mit Überproduktion, langen Lieferzeiten und hohen Bestandskosten hatte. Um diese Probleme zu lösen, erfand der Ingenieur Kanban als eine Möglichkeit, die Produktion in Echtzeit zu steuern.

Das Konzept: Die Materialflusssteuerung erfolgt durch das Pull-Prinzip,bei dem ein Schritt nur das Material aus dem vorherigen Schritt anfordert, wenn es benötigt wird. Aus diesem einzigartigen Produktionssystem entstand schließlich das Fundament für die sogenannte Lean-Produktion – kurz: Lean.

Der Zweck und das Ziel von Kanban sind einfach erklärt. Trotz der Minimierung von Aktivitäten soll ein Mehrwert für die Kunden geschaffen werden. Ohne das hierbei die Produktivität der Arbeit beeinträchtigt wird oder Zusatzkosten entstehen.

Die Prinzipien

Die Kanban-Methode, wie sie heute angewandt wird, wurde in Zusammenarbeit vieler Menschen entwickelt. Der Vorreiter im Bereich Kanban und Lean ist jedoch David J. Anderson. Als Mitbegründer hat er diese Methode als einen Ansatz für die schrittweise und evolutionäre Prozess- und Systemveränderungen für Organisationen der Wissensarbeit entwickelt.

Das gesamte Kanbansystem beruht dabei auf zwei Arten von Prinzipien: die Prinzipien des Veränderungsmanagements und die Prinzipien der Dienstleistungserbringung.

Prinzipien des Veränderungsmanagements:

Die Prinzipien des Kanban-Veränderungsmanagements sorgen dafür, dass bereits etablierte Prozesse eingefügt werden, um einen evolutionären Wandel zu erzielen. Das Ziel ist es, für laufende Verbesserungen zu sorgen.

Prinzipien der Dienstleistungserbringung:

Die Entwicklung des dienstleistungsorientierten Ansatzes ist ein Grundprinzip von Kanban. Damit dies in der Umsetzung möglich ist, müssen die Bedürfnisse von Kunden verstanden werden. So kann ein Netzwerk von Dienstleistungen geschaffen werden, in welchem sich Menschen um die Arbeit selbst organisieren und entsprechend weiterentwickeln.

Einsatzgebiete von Kanban

Kanban ist eine Methode zur Prozesssteuerung, die in vielen Branchen und Arbeitsbereichen eingesetzt wird. Die Beliebtheit der Kanban Methode rührt jedoch nicht nur aus dem erheblichen Nutzen für Teams. Nein, sondern vor allem auch aus der einfachen Implementierung der Methode in bereits bestehende Prozesse. So eignet sich Kanban sowohl für Einzelpersonen, als auch für kleine Teams oder gar große Unternehmen.

Das Konzept kann auf verschiedene Arten von Arbeitsabläufen angewendet werden – von der Fertigung über Logistik und Supply-Chain-Management bis zur Softwareentwicklung. Im Grunde genommen kann jeder Prozess, der eine Fortschrittsverfolgung und eine optimierte Arbeit erfordert, davon profitieren.

Auf folgenden Ebenen (“Flight Levels”) kann Kanban den gesamten Arbeitsablauf unterstützen:

  1. Flight Level 1 – operative Ebene: Auf der operativen Ebene geht es darum, die Arbeit der Teams zu koordinieren und sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben erledigt.
  2. Flight Level 2 – Koordination: Auf der Koordinationsebene geht es darum, dafür zu sorgen, dass die Arbeit der einzelnen Teams aufeinander abgestimmt ist und dass es keine Engpässe gibt, welche die Lieferung des Projekts beeinträchtigen könnten.
  3. Flight Level 3 – strategisches Workflow-Management: Auf der strategischen Ebene geht es darum, die langfristige Vision des Unternehmens zu berücksichtigen und die Arbeit der Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens auszurichten.

Kanban für Softwareteams

Am häufigsten wird es in der Softwareentwicklung angewandt. Agile Teams nutzen es, um ihre Arbeit zu organisieren und zu priorisieren, sodass die höchste Priorität auf die wichtigsten Funktionen gesetzt wird.

Durch die Anwendung der Kanban-Grundsätze, zum Beispiel die Zuordnung der Anzahl der Work-in-Progress-Aufgaben zur Kapazität des Teams, können agile Softwareentwicklungsteams flexibler planen, Aufgaben schneller erledigen, Fokussierung erreichen und für Transparenz im Entwicklungszyklus sorgen.

Es ist insbesondere bei Softwareentwicklungsteams so beliebt, da es einfach umzusetzen ist und keine Veränderungen physischer Prozesse oder zusätzliche Materialien erfordert. Ein Board und Karten sind alles, was benötigt wird und sogar diese können virtuell sein.

Kanban-Boards

Boards sind ein zentrales Element für das japanische Projektmanagement-Tool. Bei den Boards handelt es sich um visuelle Darstellungen der Arbeit, die den Fortschritt und die Prioritäten des Teams aus dem Product Backlog darstellen.

Das Board ist somit ein zentrales Tool für alle Kanban-Teams. Es kann entweder physisch oder digital sein und dient dazu, Aufgaben zu veranschaulichen. Gleichzeitig den Workflow zu standardisieren und Hindernisse durch Abhängigkeiten zu erkennen und zu beseitigen.

Ein typisches Kanban Board ist in drei Schritte unterteilt. To-Do, in Bearbeitung, erledigt, aber es kann an die spezifischen Prozesse jedes Teams angepasst werden. Die Kanban-Methode setzt auf Transparenz und Echtzeitkommunikation, daher sollte das Board als zentrale Informationsquelle für die Teammitglieder dienen.

Kanban-Karten

Kanban-Karten sind die zentrale Komponente der Kanban-Boards. Die Karten repräsentieren das Element der Arbeit, das vom Team ausgeführt wird. So werden in Teams die einzelnen Aufgaben als separate Karten auf dem Kanban-Board dargestellt, um den Fortschritt der Arbeit durch eine klare visuelle Darstellung zu verfolgen.

Eine Kanban-Karte – auch “Signalkarte” genannt – enthält dabei kritische Informationen wie den Verantwortlichen für die Aufgabe, den Inhalt, die geschätzte Bearbeitungsdauer und andere Details, die für die zugeordnete Person hilfreich sind. Durch die Möglichkeit für das gesamte Team, den Status jedes Aufgabenelements und die zugehörigen Details der einzelnen Arbeitsschritte jederzeit einzusehen, kann eine stärkere Fokussierung, Nachverfolgbarkeit und schnelle Identifizierung von Hindernissen und Abhängigkeiten erreicht werden. Dies gilt für sowohl physische als auch virtuelle Kanban-Boards.

Das sind die Vor- und Nachteile

Wie jede Methode bietet auch Kanban sowohl Vor- als auch Nachteile. Hierbei sind die Vorteile eindeutig. Kanban ist ein offenes Prinzip, welches nicht nur unkompliziert in die unterschiedlichsten Teams implementiert werden kann, sondern für mehr Transparenz, einen gleichmäßigen Workflow sowie stetige Verbesserungen sorgt.

Allerdings ist eine wichtige Voraussetzung für die Einführung von Kanban, die Möglichkeit der Arbeitsaufteilung in einzelne Arbeitsschritte. Ist dies nicht gegeben, ergibt das Kanban-System keinen Sinn. Nur dann, wenn Kapazitäten verschoben werden können und Teammitglieder in der Lage sind, an verschiedenen Stationen zu arbeiten, kann ein einwandfreies Arbeiten mit der Methode gewährleistet werden.

Flexibilität bei der Planung

Der Fokus des Teams liegt ausschließlich auf einem einzigen Arbeitselement, bis dieses abgeschlossen ist. Anschließend widmet sich das Team der nächsten priorisierten Aufgabe aus dem Product Backlog. Die einzelnen Prioritäten der Aufgaben können von dem Product Owner beliebig verändert werden, ohne dass hierbei die Arbeit des Teams beeinträchtigt wird.

Ein großer Vorteil von Kanban ist daher seine Flexibilität. Es ermöglicht, Arbeitsabläufe schnell zu ändern und neue Prioritäten zu setzen, je nachdem, welche Aufgaben gerade am wichtigsten sind. Teams können die Planung schnell anpassen, um sich an Änderungen im Projektumfang anzupassen. Dies führt zu einer höheren Effizienz und besseren Zusammenarbeit im Team.

Kürzere Durchlaufzeit

Eine wichtige Metrik im Workflow-Management ist die sogenannte Durchlaufzeit. Hierbei handelt es sich um die Zeit, die eine Arbeitseinheit benötigen wird, um den gesamten Workflow des Teams zu durchlaufen.

Kanban kann dazu beitragen, die Durchlaufzeit von Projekten zu optimieren, indem es Engpässe identifiziert und reduziert. Auch die Überschneidung der Kompetenzen sorgt für eine deutlich kürzere Durchlaufzeit. Überdies helfen Best Practices wie Mentoring oder Code-Reviews bei der Verteilung von Wissen.

Durch diese Kompetenzteilung wird eine Optimierung der Durchlaufzeit ermöglicht. So führt eine bessere Zusammenarbeit im Team sowie eine optimierte Priorisierung dazu, dass Aufgaben schneller erledigt und der Workflow bei gleichbleibender Effizienz beschleunigt wird.

Weniger Engpässe

Müssen mehrere Aufgabenelemente oder Arbeitsschritte zur selben Zeit bearbeitet werden, kann dies schnell die Fertigstellung der einzelnen Aufgaben behindern. Ein wichtiger Grundsatz von Kanban ist jedoch die Eingrenzung der Menge des Work-in-Progress (WIP). Wird eine niedrige WIP-Grenze als Workflow-Status festgelegt, werden Teammitglieder dazu motiviert, die Arbeit der anderen zu beachten und zu überprüfen.

Kanban Systeme helfen demnach dabei, Engpässe in Arbeitsabläufen zu vermeiden. Sie gewährleisten, dass das Team immer an den wichtigsten Aufgaben arbeitet. Die Visualisierung der Arbeit auf dem Kanban-Board hilft den Teammitgliedern zudem dabei, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die am meisten Wert für das Projekt liefern. Dadurch wird eine deutlich bessere Auslastung der Ressourcen und somit auch eine höhere Effizienz erzielt.

Visuelle Darstellung von Metriken

Stetige Verbesserungen der Teameffizienz sowie der Effektivität gehören zu den grundlegenden Werten der Kanban-Methode. Mit Kanban-Boards wird eine visuelle Darstellung von Metriken geschaffen, die es dem Team ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren. Diese visuelle Darstellung geschieht in der Praxis häufig mittels Kontrollcharts oder mit kumulativen Flussdiagrammen.

Das Team kann auf diese Weise leicht erkennen, welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden. Und welche noch in Arbeit und welche Aufgaben blockiert sind. Dies erleichtert die Identifizierung von Engpässen erheblich und gibt dem Team zusätzlich die Möglichkeit, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Das sind die Schwächen der Methode

Trotz der vielen Vorteile hat die Methode auch einige Nachteile. So ist die Kanban-Methode nicht für jedes Team das optimale Projektmanagement-Tool. Folgende Schwächen sollten Unternehmen bereits vor der Einführung von Kanban berücksichtigen, um herauszufinden, ob die Methode das Richtige für sie ist:

Neben Kanban gibt es jedoch noch zahlreiche weitere agile Methoden und Frameworks, zwischen denen Unternehmen und Organisationen wählen können. Allen voran: die Scrum-Methode.

Scrum im Vergleich zu Kanban

Bei Scrum und Kanban handelt es sich um die zwei bekanntesten Methoden zur Agilität in der Softwareentwicklung. Obwohl sie ähnliche Ziele haben und teilweise sogar auf gemeinsamen Konzepten beruhen, unterscheiden sie sich in ihrer Herangehensweise und Methodik.

Der Hauptunterschied der beiden Methoden liegt in der Flexibilität. Während Scrum eine eher strukturierte Methode ist, die feste Rollen, Ereignisse und Artefakte besitzt, ist Kanban deutlich flexibler und weniger strukturiert. So gibt es bei Kanban weniger strikte Regeln, sodass Teams ihre Prozesse kontinuierlich anpassen können. Scrum hingegen bietet mit seinen klaren Strukturen und Rollen eine feste Führung und klare Richtung, was für einige Teams durchaus vorteilhaft sein.

Was ist Kanban?

Die Wahl zwischen Kanban und Scrum ist von den spezifischen Bedürfnissen des Teams und des Projekts abhängig. Einige Teams vereinen sogar die Vorzüge beider Methoden miteinander, woraus sich die sogenannte Scrumban“-Methodik ergibt. Hierbei werden beispielsweise Scrum-Sprints mit festgelegter Länge und Rollen mit den Work-in-Progress-Grenzen und Durchlaufzeiten von Kanban kombiniert, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Anwendung von Kanban für die Unternehmensagilität

Sie kann als besonders anpassungsfähige Methode nicht nur für Softwareteams, sondern auch für Unternehmen im Allgemeinen angewendet werden, um die Agilität zu fördern. Durch ein Kanban Training können Unternehmen und Teams entsprechend geschult werden, um Kanban optimal in ihre Prozesse einzugliedern.

So kann es unter anderem dabei helfen, die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Durchlaufzeit von Projekten zu verkürzen. Weiterhin können Kanban-Boards verwendet werden, um die Arbeit anderer Teams – zum Beispiel das Marketing oder den Vertrieb – zu visualisieren und zu koordinieren. Auch die Identifikation und Beseitigung von Engpässen im Unternehmen wird durch einen kontinuierlichen Workflow eine effiziente Ressourcenauslastung ermöglicht.

Mithilfe eines entsprechenden Portfolio-Kanban-Konzepts haben Organisationen aller Art die Möglichkeit, die Vorteile in ihre Arbeitsprozesse einzugliedern. Demnach kann Kanban ein nützliches Werkzeug für Unternehmen sein, um ihre Agilität zu fördern und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe zu verbessern.

Fazit

Kanban ist eine effektive, agile Methode zur Verbesserung der Effizienz und Agilität von Teams und Unternehmen. Es basiert auf der Visualisierung der Arbeit auf einem Board und der kontinuierlichen Anpassung der Prozesse, um die Durchlaufzeit von Projekten zu verkürzen und Engpässe zu vermeiden. Darüber hinaus kann es in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt werden, da die Methode außerordentlich anpassungsfähig ist und zahlreiche Vorteile für verschiedene Branchen bietet.

Dennoch sollten Unternehmen beachten, dass die Wahl zwischen Kanban und anderen effizienten, agilen Methoden von den spezifischen Anforderungen des Teams und des Projekts abhängt. Mithilfe von Trainings können Organisationen und Teams optimal auf die Einführung von Kanban vorbereitet werden.

PURE Consultant

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