Agiles Projektmanagement: Was ist das?

Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsmethode, die auf einem iterativen und inkrementellen Ansatz basiert und sich auf die schnelle Anpassung an Veränderungen konzentriert. So werden agile Methoden in zahlreichen Branchen und Wirtschaftsbereichen immer populärer, da sie eine Dynamik, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auf sich stetig ändernde Umstände ermöglichen.

Doch warum ist agiles Projektmanagement in der heutigen Geschäftswelt überhaupt notwendig? Welche offizielle Definition und welche unterschiedlichen Ansätze gibt es? Wie funktioniert agiles Projektmanagement Schritt für Schritt und was sind die Unterschiede zwischen dem klassischen und dem agilen Projektmanagement?

Bereits in den 90er-Jahren haben Experten der Software-Entwicklung erkannt, dass die Prozesse der Software-Entwicklung deutlich leichtgewichtiger und flexibler sein müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. So entstand im Jahr 2001 das Agile Manifest, welches die Werte und Prinzipien für das heute noch aktuelle agile Projektmanagement maßgeblich geprägt hat.

So sorgten damals folgende Voraussetzungen und Rahmenbedingungen dafür, dass die Einführung des agilen Projektmanagements unbedingt notwendig war:

Auch heute noch leben wir in einer schnelllebigen Welt sowie in einer sich ständig verändernden digitalen Arbeitswelt, sodass es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, ihre Projekte schnell und effektiv umzusetzen.

Das agile Projektmanagement bietet hierfür eine vielversprechende Möglichkeit, indem es auf schnelle Anpassung und flexibles Handeln setzt. Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und Stakeholdern können Anforderungen schnell erfasst und umgesetzt werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Das grundlegende Prinzip des agilen Projektmanagements ist das iterative Vorgehen. Hierbei arbeiten agile Teams in kurzen Iterationszyklen, bei denen dem Kunden jeweils das vorläufige Ergebnis präsentiert wird. Anschließend werden die Bedürfnisse und Wünsche sowie das Feedback des Kunden genutzt, um das Projekt weiterzuführen. Somit entstehen die genauen Spezifikationen des Produkts erst im Laufe des Prozesses – zu Anfang des Projektes gibt es lediglich eine grobe Aufgabenstellung.

Durch diese iterative Vorgehensweise können Anforderungen schnell erfasst und umgesetzt werden, während gleichzeitig die Möglichkeit besteht, das Projekt kontinuierlich zu überprüfen und bei Bedarf entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Das agile Projektmanagement umfasst hierbei verschiedene Methoden und Techniken, die jedoch alle darauf abzielen, das Projektteam zu unterstützen und die Effektivität des Projektes zu steigern. Sinnvoll für die Umsetzung kann auch ein sogenanntes Project Management Office PMO sein, welches die Koordination agiler Projekte übernimmt.

Es gibt viele verschiedene Ansätze und Definitionen in Hinblick auf agile Projektmanagement-Methoden, darunter Scrum, Kanban und Design Thinking. Agile Methoden zeichnen sich jedoch durch bestimmte gemeinsame Merkmale aus, zum Beispiel die Fokussierung auf Kundenbedürfnisse, Flexibilität und die enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam.

Agiles Projektmanagement besteht nicht nur aus einer einzigen Vorgehensweise. Vielmehr gibt es zahlreiche agile Methoden und spezifische Techniken, die im Rahmen des agilen Projektmanagements eingesetzt werden können.

Zu den bekanntesten und beliebtesten Methoden gehören unter anderem Kanban, Scrum und Design Thinking. Jede Methode hat ihre eigenen spezifischen Regeln, Prinzipien und Best Practices, die darauf abzielen, das Projektteam bestmöglich zu unterstützen und die Effektivität des Projektes zu steigern.

Bei Kanban handelt es sich um eine agile Methode, die darauf abzielt, die Produktionssteuerung und -überwachung zu verbessern, indem Arbeitsabläufe visuell dargestellt werden.

Für die visuelle Darstellung des Aufgabenmanagements wird ein sogenanntes Kanban Board genutzt, welches in drei Spalten unterteilt ist, die den verschiedenen Phasen des Prozesses entsprechen:

Im Laufe der Zeit wurde diese klassische Einteilung jedoch immer weiter abgewandelt. So können die einzelnen Spalten beispielsweise flexibel dem jeweiligen Projekt angepasst werden. Darüber hinaus müssen die einzelnen Aufgaben nicht zwangsläufig nach ihrem Status geordnet sein, sondern sie können auch nach Fälligkeit oder Verantwortung eingeteilt werden.

Mit der Kanban-Methode ist die Organisation der täglichen Arbeit besonders unkompliziert. Auf dem Kanban Board – egal, ob digital oder analog – können alle anstehenden Aufgaben übersichtlich dargestellt werden, sodass jedes Teammitglied genauestens über den Status der verschiedenen Aufgaben Bescheid weiß. Somit kann die Kanban-Methode unter anderem eine höhere Transparenz, eine bessere Auslastung sowie eine schnellere Interaktion und Kommunikation im Projekt gewährleisten.

Neben Kanban ist auch agiles Projektmanagement mit Scrum besonders beliebt. Bei Scrum handelt es sich laut Gabler Wirtschaftslexikon um ein “Vorgehensmodell der agilen Softwareentwicklung, das davon ausgeht, dass Softwareprojekte aufgrund ihrer Komplexität nicht im Voraus detailliert planbar sind”.

Scrum ist demnach eine agile Methode für die Produktentwicklung und das Projektmanagement, die auf einem iterativen und inkrementellen Ansatz basiert. Da insbesondere innovative Projekte zu komplex sind, um diese voll umfassend im Voraus planen zu können, sind Vorgehensweisen wie Scrum die optimale Lösung.

Mithilfe der Scrum-Methode wird das gesamte Projekt in kleine, iterative Zyklen – auch Sprints genannt – unterteilt. Nach jedem abgeschlossenen Sprint werden die inkrementellen Zwischenergebnisse evaluiert und den Anforderungen entsprechend angepasst. Auf Grundlage des Feedbacks können anschließend die nächsten Ergebnisse erfolgen. Hierfür arbeitet das gesamte Scrum Team eng mit dem Kunden und sonstigen Stakeholdern zusammen.

Design Thinking ist ebenfalls eine agile Methode, die darauf abzielt, innovative Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln. Bei dieser Vorgehensweise stehen in erster Linie die Bedürfnisse und Wünsche des Nutzers sowie der allgemeine Kundennutzen im Vordergrund. Das Entwicklerteam muss sich sozusagen in die Zielgruppe hineinversetzen, um ein optimales Produkt für den Anwender zu entwickeln. Durch den ständigen Austausch zwischen Entwicklern und Nutzern können praxisorientierte Ergebnisse geliefert werden.

Durch die stetige Präsentation von Zwischenergebnissen des Prozesses können neue, kreative Ideen möglichst schnell an den Nutzer herangetragen werden. Somit entsteht eine gemeinschaftliche Arbeitskultur, bei der die Zielgruppe unmittelbar in den gesamten Prozess eingebunden wird.

Agiles Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren zu einem beliebten Ansatz entwickelt, um komplexe Projekte effektiv zu managen. Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement-Methoden basiert der agile Ansatz auf der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Weiterhin auch auf der schnellen Anpassung an sich stetig ändernde Anforderungen.

Agiles Projektmanagement zeichnet sich insbesondere durch seine Dynamik, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus.

Diese Vorteile hat agiles Projektmanagement:

Allerdings sind agile Methoden nicht für jedes Unternehmen geeignet, sodass das agile Projektmanagement auch einige Nachteile hat.

Diese Nachteile hat agiles Projektmanagement:

So ist die klassische, strikte Projektplanung in vielen Unternehmen die bessere Lösung, damit einzelne Prozesse überhaupt funktionieren können. In zahlreichen anderen Branchen und Bereichen können wiederum mithilfe agiler Methoden überdurchschnittlich gute Ergebnisse erzielt werden. Daher ist es sinnvoll, sich nicht allzu sehr auf die verschiedenen Methoden zu versteifen. Vielmehr dahin gehend flexibel zu sein und beispielsweise das hybride Projektmanagement auszuprobieren. So werden in der Praxis häufig klassische und agile Methoden miteinander kombiniert, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Agile Projektmanagement Methoden unterscheiden sich grundlegend von denen des klassischen Projektmanagements.

So handelt es sich bei dem klassischen Projektmanagement um ein sogenanntes lineares Wasserfall-Modell, bei dem das Projekt in bestimmten Phasen durchzuführen ist. Diese Phasen umfassen die Projektdefinition, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste begonnen wird. Das klassische Projektmanagement ist ideal für Projekte mit klaren Zielen, einer definierten Zeitplanung und einer klaren Budgetvorgabe.

Agiles Projektmanagement hingegen ist ein iterativer Prozess, bei dem der Prozess in den einzelnen Phasen der Entwicklung stetig verbessert wird. So ist eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Entwicklerteam und Kunden für den gesamten Projektprozess maßgeblich. Ferner herrschen innerhalb eines agilen Teams keine starren Hierarchien, da sich das Team selbst organisiert und die Verantwortung für das Projekt trägt. Agiles Projektmanagement eignet sich insbesondere für komplexe Projekte, bei denen ständig mit Veränderungen gerechnet werden muss und das Endergebnis noch nicht endgültig feststeht.

Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement zeichnet sich agiles Projektmanagement durch ein stark reduziertes Rollenmodell aus. So besteht ein Scrum-Team aus gerade einmal drei Projektrollen, die mithilfe ihrer Expertise ein kompetentes Entwicklerteam bilden.

Der Product Owner (PO) ist eine der wichtigsten Rollen im agilen Projektmanagement. Er übernimmt zahlreiche strategische und operative Aufgaben und ist vornehmlich für die Entwicklung und Priorisierung der einzelnen Product Backlog Elemente verantwortlich. Das beutet, der Product Owner erstellt und verfeinert die einzelnen Produktanforderungen, er bereitet die Sprintplanung vor und stellt sicher, dass diese vom Rest des Teams eingehalten wird.

Zudem ist der Product Owner der Ansprechpartner für alle Stakeholder und sorgt dafür, dass das Produkt den Anforderungen des Kunden entspricht. Er ist auch dafür verantwortlich, dass das Team die richtigen Prioritäten setzt und dass das Produkt kontinuierlich auf Grundlage der aktuellen Marktanforderungen und Technologien verbessert wird.

Das Entwicklungsteam ist das Herzstück des agilen Projektmanagements. Es besteht aus Entwicklern, Designern und anderen Fachleuten, die gemeinsam an der Entwicklung des Produkts arbeiten. Das Team ist selbstorganisiert und verantwortlich für die Umsetzung der Product Backlog Elemente. Es ist auch dafür zuständig, die Qualität des Produkts sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern.

Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dass das Scrum-Framework richtig angewendet wird. Er ist also für das Training, Coaching und den Support des Teams verantwortlich. Der Scrum Master unterstützt das Team dabei, ihre Ziele zu erreichen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Er trägt auch dafür Sorge, dass das agile Team kontinuierlich lernt und sich verbessert.

Das agile Projektmanagement bietet eine vielversprechende Möglichkeit, Projekte schnell und effektiv umzusetzen, indem es auf schnelle Anpassung und die enge Zusammenarbeit mit Kunden und anderen Stakeholdern setzt.

Durch die iterative und inkrementelle Arbeitsweise wird die Ablieferung eines optimierten Endproduktes ermöglicht, welches zu 100 Prozent den Anforderungen des Kunden und des Marktes entspricht.

Jedoch sollte beachtet werden, dass agile Projektmanagement-Methoden nicht für alle Unternehmen, Organisationen oder Projekte geeignet sind. Agiles Projektmanagement eignet sich speziell für komplexe oder kreative Projekte, bei denen sich das Endergebnis erst im Laufe des Prozesses klar abzeichnet.

Überdies muss das Unternehmen bereit sein, jedem einzelnen Teammitglied Eigenverantwortung zu übertragen, denn nur so kann agiles Projektmanagement richtig und effektiv umgesetzt werden.

PURE Consultant

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