Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Technik der Projektplanung. Der Zeitplan wird in eine Reihe von separaten Zeitabschnitten (Timeboxes) unterteilt, wobei jeder Teil seine eigenen Leistungen, Termine und Budgets hat. Es wird von verschiedenen Projektmanagement-Ansätzen und auch für das persönliche Zeitmanagement verwendet.
Timeboxing als Alternative zur Festlegung des Umfangs (Scope)
Im Projektmanagement werden im Allgemeinen die drei Randbedingungen Zeit (manchmal Zeitplan), Kosten (manchmal Budget) und Umfang betrachtet, wobei die Qualität oft als vierte Randbedingung hinzugefügt wird (dargestellt als Mitte eines Dreiecks). Die Annahme ist, dass eine Änderung einer Randbedingung die anderen beeinflusst.
Ohne Timeboxing arbeiten Projekte in der Regel mit einem festen Umfang (Scope). Wenn dann klar wird, dass einige Ergebnisse nicht innerhalb des geplanten Zeitrahmens fertiggestellt werden können, muss entweder die Frist verlängert werden (um mehr Zeit für die Fertigstellung des festen Umfangs zu haben) oder es werden mehr Leute hinzugezogen (um den festen Umfang in der gleichen Zeit fertigzustellen). Oft passiert beides, was zu Lieferverzögerungen, erhöhten Kosten und oft auch zu Qualitätseinbußen führt.
Beim Timeboxing steht der Termin fest, was bedeutet, dass der Umfang reduziert werden muss. Da dies bedeutet, dass sich Organisationen auf die Fertigstellung der wichtigsten Ergebnisse zuerst konzentrieren müssen, geht Timeboxing oft mit einem Schema zur Priorisierung der Ergebnisse einher.
Timeboxing für das Risikomanagement
Timeboxes werden als eine Form des Risikomanagements verwendet, um unsichere Aufgaben/Zeit-Beziehungen explizit zu identifizieren, d. h. Arbeiten, die sich leicht über ihren Termin hinaus erstrecken können. Zeitbeschränkungen sind oft ein primärer Treiber in der Planung und sollten nicht geändert werden, ohne die kritischen Pfade des Projekts oder Teilprojekts zu berücksichtigen. Das heißt, es ist normalerweise wichtig, Termine einzuhalten. Risikofaktoren für Terminüberschreitungen können Komplikationen im Vorfeld des Projekts, Planungsfehler innerhalb des Projekts, teambezogene Probleme oder eine fehlerhafte Ausführung des Plans sein. Zu den vorgelagerten Problemen gehören z. B. Änderungen des Projektauftrags oder Rückendeckung/Unterstützung durch das Management. Ein häufiger Planungsfehler ist eine unzureichende Aufteilung der Aufgaben, was dazu führen kann, dass die für die Durchführung der Arbeit erforderliche Zeit unterschätzt wird. Zu den teambezogenen Problemen können Probleme mit der Kommunikation zwischen den Teams, mangelnde Erfahrung oder fehlende Querschnittsfunktionalität sowie mangelndes Engagement, mangelnder Antrieb und mangelnde Motivation (d. h. schlechtes Teambildung und -management) gehören.
Um den Zeitplan einzuhalten, werden in der Regel die folgenden Maßnahmen gegen die Triple Constraints bewertet:
- Umfang reduzieren: Anforderungen mit geringerer Auswirkung fallen lassen (diejenigen, die der Benutzer nicht direkt vermissen wird)
- Zeit ist hier die feste Randbedingung
- Kosten erhöhen: z. B. Überstunden oder Ressourcen hinzufügen
Einsatz in der Software-Entwicklung
Viele erfolgreiche Softwareentwicklungsprojekte verwenden Timeboxing, vor allem kleinere Projekte. Durch die Einführung von Timeboxing konnte die Produktivität des Entwicklungsteams bei DuPont in den 80er Jahren mehr als verdreifacht werden. In einigen Fällen wurden Anwendungen vollständig innerhalb der Zeit geliefert, die für die Fertigstellung einer bloßen Spezifikation veranschlagt wurde. Nicht jedes Produkt ist für das Timeboxing geeignet und sollte nur dann eingesetzt werden, wenn der Kunde zustimmt, Features zu reduzieren, nicht aber die Qualität.
Timeboxing wurde von einigen bekannten Softwareentwicklungsmethoden übernommen:
- Scrum wurde von den Ideen des Timeboxing und der iterativen Entwicklung beeinflusst. Regelmäßige Timebox-Einheiten, die als Sprints bezeichnet werden, bilden die Grundeinheit der Entwicklung. Eine typische Länge für einen Sprint ist weniger als 30 Tage. Sprint Planung, Sprint Retrospektive und Sprint-Review-Meetings sind timeboxed.
- Dynamic Systems Development Method (DSDM)
- In der schlanken Softwareentwicklung sorgt das Pull-Scheduling mit Kanban für kurzfristiges Zeitmanagement. Bei der Entwicklung eines großen und komplexen Systems, wenn eine langfristige Planung erforderlich ist, wird Timeboxing darüber geschichtet.
- Der Softwareentwicklungsprozess Rapid Application Development (RAD) zeichnet sich durch iterative Entwicklung und Software-Prototyping aus. Laut Steve McConnell ist Timeboxing eine “Best Practice” für RAD und eine typische Timebox-Länge sollte 60-120 Tage betragen.
- In den Methoden der extremen Programmierung ist die Entwicklungsplanung in Iterationen von typischerweise 1, 2 oder 3 Wochen Länge unterteilt. Vor jeder Iteration werden die anstehenden User Stories vom Team neu bewertet.
Die agile Softwareentwicklung befürwortet den Übergang von einer planorientierten zu einer wertorientierten Entwicklung. Qualität und Zeit sind festgelegt, aber Flexibilität im Umfang ist erlaubt. Die wichtigsten Funktionen zuerst zu liefern, führt zu einem früheren Return on Investment (ROI) als beim Wasserfallmodell.
Ein Mangel an detaillierten Spezifikationen ist typischerweise das Ergebnis von Zeitmangel oder der mangelnden Kenntnis des gewünschten Endergebnisses (Lösung). In vielen Arten von Projekten, und insbesondere in der Softwareentwicklung, ist es unmöglich, alle Anforderungen und Spezifikationen vor Beginn der Realisierungsphase zu analysieren und zu definieren. Timeboxing kann eine vorteilhafte Form der Projektvergabe für Projekte sein, bei denen der Termin der kritischste Aspekt ist und wenn nicht alle Anforderungen im Vorfeld vollständig spezifiziert sind. Dies ermöglicht auch, dass neue Rückmeldungen oder Erkenntnisse, die während des Projekts entdeckt werden, in das Endergebnis einfließen können.
Beziehung zu anderen Methoden
Timeboxing dient als Baustein in anderen Methoden des persönlichen Zeitmanagements:
- Die Pomodoro-Technik basiert auf 25-Minuten-Timeboxen fokussierter Konzentration, die durch Pausen getrennt werden, in denen sich der Geist erholen kann.
- Andy Hunt gibt Timeboxing als das “T” in der Methode „SMART“ an.