PRINCE2 Prozesse: Die 7 im Überblick

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine klare Struktur und ein Verständnis für die zugrundeliegenden Prozesse. PRINCE2 Prozesse bieten eine bewährte Methode für das Managen von Projekten und decken agile, Business und organisatorische Themen ab. Egal, ob Sie ein Projektmanager oder ein Teil eines Lenkungsausschusses sind, das Verständnis der PRINCE2 Prozesse ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projektes. In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Überblick über die sieben PRINCE2 Prozesse und wie Sie diese erfolgreich meistern können.

PRINCE2 Prozesse

Was sind PRINCE2 Prozesse und warum sind sie wichtig?

PRINCE2 Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, insbesondere für diejenigen, die nach einer strukturierten Methode suchen, um ihre Projekte zu managen. PRINCE2 ist eine weltweit anerkannte Methode und steht für “Projects in Controlled Environments”. Die 7 PRINCE2-Prozesse bieten eine effektive Möglichkeit zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten auf organisierter Ebene. Diese Prozesse helfen den Projektmanagern bei der Bewältigung der Herausforderungen im Kontext des klasisschen und agilen Business-Umfeldes und ermöglichen es ihnen, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die PRINCE2-Prozesse umfassen verschiedene Prozessschritte wie Initiierung, Vorbereitung, Lenkung, Managen von Phasenübergängen sowie Abschluss eines Projektes. Jeder Prozess hat spezielle Rollen und Themen, die im Laufe des Projektes berücksichtigt werden müssen. Der Lenkungsausschuss spielt hierbei eine entscheidende Rolle bei der Überwachung des Fortschritts des Projektes sowie dessen Erfolg.

Es gibt zwei Stufen in Bezug auf die Zertifizierung in PRINCE2: Foundation und Practitioner. Während Foundation den Einstieg in die Techniken bietet, geht Practitioner tiefer ins Detail und beinhaltet praktische Anwendungen der Methodik. Eine solide Kenntnis der Prozesse ist notwendig für alle Projektmanager oder Personen innerhalb einer Organisation, die mit dem Management von Projekten betraut sind. Zusammenfassend kann gesagt werden: Die PRINCE2 Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie bieten eine strukturierte Methode, um Projekte effektiv zu managen und Herausforderungen im agilen Business-Umfeld zu bewältigen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Rollen und Themen innerhalb der Organisation berücksichtigt werden, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen. Eine Zertifizierung in PRINCE2 kann dabei helfen, die notwendige Kenntnis für das erfolgreiche Management eines Projektes zu erwerben.

Überblick über die 7 PRINCE2 Prozesse

Im Rahmen des PRINCE2 Projektmanagement-Frameworks gibt es insgesamt sieben Prozesse, die den gesamten Projektablauf strukturieren und sicherstellen sollen. Daher ist es für jeden Projektmanager von großer Bedeutung, diese Prozesse zu verstehen und richtig anzuwenden. Die einzelnen Prozesse haben unterschiedliche Schwerpunkte und Aufgabenbereiche. So geht es beispielsweise beim “Vorbereiten eines Projektes” darum, das Vorhaben auf seine Durchführbarkeit hin zu prüfen und die nötigen Ressourcen bereitzustellen. Beim “Lenken eines Projektes” wiederum geht es um die Überwachung des Gesamtprojektes durch einen Lenkungsausschuss sowie um Entscheidungen bezüglich wichtiger Themen wie Budget oder Risikomanagement. Auch das “Managen der Produktlieferung” stellt einen wichtigen Aspekt dar, da hierbei konkrete Arbeitsergebnisse produziert werden müssen, die den Anforderungen des Kunden entsprechen sollten. Insgesamt bieten die PRINCE2 Prozesse somit eine klare Strukturierung für jedes Projekt und helfen dabei, alle relevanten Aspekte im Blick zu behalten – unabhängig davon, ob man ein erfahrener Practitioner oder noch in der Foundation-Phase ist.

Vorbereiten eines Projektes (Starting Up a Project)

Das Vorbereiten eines Projektes (Starting Up a Project) ist der erste Schritt im PRINCE2 Prozessmodell und bildet die Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement. Das Ziel dieses Prozesses ist es, sicherzustellen, dass das Projekt auf einer soliden Grundlage in die Intiierungsphase startet und alle Beteiligten eine klare Vorstellung von den Zielen, dem Umfang, den Rollen und Verantwortlichkeiten sowie den Risiken haben. Es gilt dabei, einige wichtige Themen zu berücksichtigen, wie zum Beispiel: die Organisation des Projektes, die Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Einrichtung des Lenkungsausschusses. Wichtig ist auch die agile Herangehensweise an das Projektmanagement einzubeziehen, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können.

Lenken eines Projektes (Directing a Project)

Das Lenken eines Projektes ist ein entscheidender Prozess im PRINCE2-Projektmanagement. Hierbei geht es darum, sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die gesteckten Ziele erreicht werden. Eine wichtige Rolle spielt dabei der Lenkungsausschuss, der aus Vertretern der Organisation besteht und für die strategische Ausrichtung des Projektes verantwortlich ist. Der Projektmanager wiederum sorgt dafür, dass die Vorgaben des Ausschusses umgesetzt und alle Rollen und Themen berücksichtigt werden. Auch agile und klassische Methoden können im Rahmen des Lenkungsprozesses eingesetzt werden, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Wie bei allen PRINCE2-Prozessen gilt auch hier: Eine klare Struktur und ein transparentes Management sind essenziell für den Erfolg des Projektes.

Initiieren eines Projektes (Initiating a Project)

Bei PRINCE2 geht es darum, Projekte erfolgreich zu managen und zu steuern. Der Prozess des Initiierens eines Projektes bildet hierbei einen wichtigen Schritt. Hier werden die notwendigen Rahmenbedingungen für das Projekt definiert. Während in Vorbereiten eines Projekts die Rollen und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation festgelegt wurden, geht es hier nun darum einen soliden Business Case und Projektplan zu erstellen. Auch die Themen des Projektes, wie beispielsweise Risikomanagement oder Qualitätssicherung, werden in desem Prozess behandelt. Ein wichtiger Aspekt ist dabei auch die endgültige Zusammenstellung des Projektmanagementteams. In diesem Prozess wird also bereits die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt gelegt.

Managen eines Phasenübergangs (Managing a Stage Boundary)

Im Projektmanagement ist es entscheidend, Phasenübergänge effektiv zu managen, um den Projekterfolg sicherzustellen. Im Rahmen der PRINCE2 Prozesse fällt diese Aufgabe in den Bereich des “Managing a Stage Boundary”. Dabei geht es darum, eine Phase abzuschließen und die nächste vorzubereiten. Hierbei müssen verschiedene Themen wie Risiken, Qualität oder Business-Änderungen berücksichtigt werden. Auch die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Lenkungsausschusses und der Organisation müssen überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Eine agile Vorgehensweise kann dabei helfen, flexibel auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren und das Management der Phasenübergänge zu optimieren.Durch das gezielte Anwenden der PRINCE2 Prozesse können Projekte erfolgreich gesteuert und abgeschlossen werden.

Steuern einer Phase (Controlling a Stage)

Bei PRINCE2-Projekten ist es wichtig, dass jede Durchführungsphase des Projektes gut geplant und kontrolliert wird. Genau hier kommt der Prozess “Steuern einer Phase” ins Spiel. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Projektziele in jeder Phase erreicht und alle Aktivitäten innerhalb dieser Phase im Einklang mit den vereinbarten Plänen und dem Business Case durchgeführt werden. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass das Team die notwendigen Ressourcen hat, um die Arbeit durchzuführen und der Fortschritt auf dem richtigen Weg bleibt. Die rollen- und themenzentrierte Struktur von PRINCE2 hilft dabei, diese Aufgabe zu meistern – sowohl für erfahrene als auch für angehende Projektmanager. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Rollen wie dem Lenkungsausschuss oder der Organisation wird durch das PRINCE2-System erleichtert. Insgesamt bietet PRINCE2 eine gute Methode für effektives Geschäftsmanagement und optimale Steuerung des Projektfortschritts während jeder Phase eines Projektes.

Managen der Produktlieferung (Managing Product Delivery)

Im Rahmen des PRINCE2-Projektmanagement-Frameworks ist das Managen der Produktlieferung ein wesentlicher Prozess, der sicherstellt, dass die Produkte eines Projektes effektiv und effizient produziert werden. Der Prozess umfasst den die Erstellung von Produkten durch das Team, sowie die Überwachung und Kontrolle des Produktherstellungsprozesses. In diesem Prozess müssen Projektmanager sicherstellen, dass alle Anforderungen an Qualität, Quantität und Zeitrahmen erfüllt sind. Hierbei spielen agile Methoden (z.B. Scrum) eine wichtige Rolle, da sie es dem Team ermöglichen, schnell auf Änderungen zu reagieren und neue Anforderungen in den Entwicklungsprozess zu integrieren. Überdies ist es wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation klar zu definieren und sicherzustellen, dass der Lenkungsausschuss über den Fortschritt des Projektes informiert wird. Durch das erfolgreiche Managen der Produktlieferung können Projekte erfolgreich abgeschlossen werden – pünktlich und im Budget – was für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.

Abschließen eines Projektes (Closing a Project)

Das Abschließen eines Projektes (Closing a Project) ist der letzte Schritt im PRINCE2 Prozessmodell und ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagement-Prozesses. Es gibt mehrere Gründe, warum das Abschließen eines Projektes so wichtig ist. Erstens ermöglicht es dem Projektmanager, sicherzustellen, dass alle Ziele und Anforderungen des Kunden erfüllt wurden. Zweitens bietet es eine Gelegenheit für das Management-Team, um Feedback zu sammeln und die Ergebnisse zu bewerten. Während des Abschlussprozesses müssen verschiedene Themen berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die Erstellung eines Abschlussberichts oder die Nutzenüberprüfung, die nach Abschluss des Projekts stattfindet.

Weiterhin muss auch eine gründliche Dokumentation erstellt werden, um sicherzustellen, dass zukünftige Projekte von den Erfahrungen profitieren können. Der Closing-Abschlussprozess gilt als kritisch für den Erfolg eines Projektes. Ein gut durchgeführtes Abschlussverfahren kann dazu beitragen, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt und wächst. Insgesamt zeigt das Abschließen eines Projektes (Closing a Project), wie wichtig es ist, alle Schritte des Projektmanagements zu kennen – vom Vorbereiten bis zum Initiieren eines Projektes bis hin zum Lenken und Steuern von Phasen sowie zum Managen von Produktlieferungen. Ein umfassendes Verständnis dieser Prozesse kann dazu beitragen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden und das Unternehmen langfristig wächst.

PRINCE2 Prozesse – Fazit

Nachdem wir uns einen Überblick über die sieben PRINCE2 Prozesse verschafft haben, können wir nun das Projektmanagement mit mehr Sicherheit angehen. Die PRINCE2 Prozesse bieten eine strukturierte Herangehensweise an Projekte und lassen sich flexibel auf verschiedene Situationen anpassen. Durch das Managen von Phasen und der Produktlieferung sowie der Lenkung des Projektes durch den Lenkungsausschuss wird eine klare Organisation im Projekt geschaffen. Die Rollen und Themen werden in den Prozessen genau definiert, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb des Teams führt. Sowohl für erfahrene Projektmanager als auch für Neueinsteiger bietet die PRINCE2 einen wertvollen Einblick in die Welt des Projektmanagements. Das Fazit lautet: Mit PRINCE2 Prozessen wird das Managen eines Projektes zum Erfolgserlebnis – sowohl für den Projektmanager als auch für alle Beteiligten im Projekt.

PURE Consultant

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