Kanban-Karte: Erklärung und Besonderheiten

Kanban-Karte: Kanban ist eine beliebte agile Projektmanagement-Methode, die dazu dient, den Materialfluss und die Arbeitseffizienz zu optimieren. Ein zentrales Element dieser Methode sind Kanban-Karten.

Doch was ist eine Kanban-Karte überhaupt und welchem Zweck dienen diese? Welche Anwendungsmöglichkeiten es für Kanban-Karten im agilen Projektmanagement gibt, erklären wir in diesem Artikel.

Die ursprüngliche Kanban-Methode wurde bereits in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno, einem Ingenieur bei Toyota, entwickelt. Der Begriff “Kanban” stammt dabei aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie “visuelles Signal”. Die von Taiichi Ohno entwickelten Kanbankarten sollten die Fertigungsprozesse in der Automobilindustrie verbessern.

Inspiriert vom Supermarkt-System, bei welchem nur nachgefüllt wird, wenn die Regale fast leer sind, nutzte Ohno die Kanban-Karten, um den Materialfluss zu steuern und Engpässe zu vermeiden. Dieses System wurde schließlich zum Erfolgsrezept von Toyota und führte zur Entwicklung des Lean Manufacturing. Später übertrug der Managementberater David J. Anderson die Kanban-Methode auf Wissensarbeit wie IT und Softwareentwicklung.

Eine Kanban-Karte ist eine physische oder digitale Karte, die als visuelle Repräsentation einer Aufgabe, eines Arbeitsablaufs oder eines Materialflusses dient. Sie enthält wichtige Informationen wie den Namen der Aufgabe, eine kurze Beschreibung, den Verantwortlichen, den aktuellen Status und weitere relevante Daten. Somit stellt die Kanban-Karte das Kernelement von Kanban dar.

Der Zweck einer Kanban-Karte besteht darin, einen Überblick über den Arbeitsfortschritt zu geben und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Jeder Schritt oder jede Aufgabe wird durch eine separate Karte dargestellt, und die Karten werden entlang eines Kanban Boards bewegt, um den Fortschritt zu verfolgen. Dadurch wird Transparenz geschaffen und es ist leicht erkennbar, welche Aufgaben erledigt wurden, welche noch ausstehen und wo mögliche Engpässe liegen.

Mit der zunehmenden Digitalisierung haben sich auch die Kanban-Karten weiterentwickelt. Digitale Kanban-Tools ermöglichen es Teams, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe online zu verwalten. Statt physischer Karten verwenden diese Tools virtuelle Karten, die auf einem elektronischen Kanban-Board angezeigt werden.

Im Vergleich zu traditionellen physischen Boards bieten digitale Kanban-Karten eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Mit diesen neuen Tools werden Informationen auf den Kanban-Karten besser zugänglich und bieten sowohl Teams vor Ort als auch Remote-Teams erhebliche Vorteile.

Der Aufbau einer Kanban-Karte ist relativ selbsterklärend und intuitiv. So besteht eine Kanban-Karte aus einer Vorder- und einer Rückseite. Auf der Vorderseite werden allgemeine Informationen zur Aufgabe angezeigt. Hierzu gehören unter anderem eine Beschreibung, ein Titel, der zuständige Bearbeiter, die Bearbeitungszeit, die Priorität sowie Unteraufgaben. Die Karten-Vorderseite ist sofort auf einem Kanban-Board sichtbar und bietet einen schnellen Überblick über die Arbeitsaufgaben.

Die Rückseite der Kanban-Karte dient der Erfassung von Kennzahlen und Informationen während des Workflows. Hier kann das Team Kommentare hinterlassen, Dateien und Links anhängen sowie auf historische Daten der Karte zugreifen. Diese Rückseite wird sichtbar, wenn die Karte geöffnet wird. Dadurch können Teams wichtige Informationen erfassen und auf sie zugreifen, um den Arbeitsprozess effizienter zu gestalten.

Speziell der Einsatz digitaler Kanbankarten bietet eine Reihe von Vorteilen. Teammitglieder können von überall auf der Welt auf die Karten zugreifen, was die Zusammenarbeit in verteilten Teams erleichtert. Zudem können Informationen in Echtzeit aktualisiert werden, sodass alle Teammitglieder stets über den aktuellen Stand informiert sind. Digitale Kanban-Tools ermöglichen außerdem die Integration mit anderen Projektmanagement-Tools und bieten erweiterte Analysemöglichkeiten, um die Produktivität und Effizienz weiter zu verbessern.

In der Regel hat sowohl jedes Team als auch jedes Projekt seine eigenen Anforderungen. So haben insbesondere Teammitglieder unterschiedliche Methoden, um Informationen zu verarbeiten und zu beobachten. Während einige es bevorzugen, alle Informationen auf einen Blick zu haben, benötigen andere wiederum nur die wichtigsten Informationen für die Erledigung ihrer Aufgaben.

Aus diesem Grund bieten Kanban-Softwarelösungen personalisierte Optionen zur Kanban-Kartenkonfiguration. Dadurch kann jedes Teammitglied seine individuelle Kartenansicht einrichten, die seinen Bedürfnissen am besten entspricht. So können simple Kartenkonfigurationen für tägliche Team-Meetings geeignet sein, um einen schnellen Überblick über alle aktuellen Aufgaben zu erhalten. Dagegen benötigen Teammitglieder bei der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe möglicherweise mehr Details, weshalb sie eine persönliche Kanban-Kartenkonfiguration verwenden können, die ihnen jegliche vorhandenen Informationen zeigt.

Kanban-Karten können in vielen verschiedenen Formen und Konfigurationen angepasst werden, um wichtige Informationen wie Fristen, Zyklusdauer oder auch Unteraufgaben anzuzeigen. Daher ist es besonders wichtig, eine geeignete Konfiguration für die eigenen Arbeitsgewohnheiten und Bedürfnisse zu finden.

Die Gestaltung einer Kanban-Karte variiert in der Regel nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens. Es ist jedoch wichtig, dass alle erforderlichen Informationen deutlich lesbar auf der Karte angeordnet sind. Welche Informationen jedoch tatsächlich auf den Kanban-Karten angegeben werden, hängt ebenfalls von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab.

Zu den gängigsten Informationen auf einer Kanban-Karte gehören unter anderem folgende:

Im Laufe der Zeit haben sich Kanban-Karten zu einem nützlichen visuellen Hilfsmittel entwickelt, um den Workflow von Aufgaben zu verfolgen. Das gesamte Kanbansystem verfolgt somit das Ziel, den Arbeitsfluss zu visualisieren, den Fortschritt zu überwachen und Engpässe aufzudecken.

Indem jede Aufgabe bzw. jeder Arbeitsschritt auf einer eigenen Karte dargestellt wird, können Teammitglieder leicht erkennen, welche Aufgaben noch ausstehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie der aktuelle Status ist.

Kanban-Karten fördern darüber hinaus auch die Zusammenarbeit im Team, da sie eine klare Kommunikation ermöglichen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Stand informiert sind. Darüber hinaus dienen Kanban-Karten als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen, da sie es ermöglichen, Engpässe zu identifizieren, den Arbeitsfluss zu analysieren und Optimierungen vorzunehmen. Langfristig gesehen können Kanban-Karten also dabei helfen, die Effizienz zu erhöhen, indem Prozesse stetig optimiert werden.

Kanban-Karten finden Anwendung in einer Vielzahl von Bereichen und Branchen, die agiles Projektmanagement praktizieren. So eignen sich die Kanban-Karten besonders gut für Projekte mit wiederholbaren Arbeitsabläufen oder Aufgaben, die in unterschiedlichen Phasen bearbeitet werden müssen. Zu den gängigsten Anwendungsmöglichkeiten von Kanban gehören somit unter anderem folgende Bereiche:

Kanban-Karten sind ein essenzielles Instrument im Kanban-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Mit der Kanban-Karte können Aufgaben optimal visualisiert, verfolgt und organisiert werden, wodurch Teams einen besseren Überblick über den Arbeitsfluss erhalten und Engpässe identifizieren können.

Auf diese Weise bieten Kanban-Karten eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise der Softwareentwicklung, dem Projektmanagement und auch in der Wissensarbeit. Sie unterstützen Teams dabei, Aufgaben effektiv zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch die gesteigerte Produktivität können Teams mithilfe von Kanban-Karten hochwertige Ergebnisse erzielen.