Agiles Projektmanagement mit Scrum

Agiles Projektmanagement mit Scrum: Agiles Projektmanagement zeichnet sich vor allem durch Flexibilität und Anpassung aus. Bei herkömmlichen Projektmanagementansätzen hingegen, ist zu Beginn des Projekts eine detaillierte Planung unumgänglich. Das agile Projektmanagement hingegen setzt auf adaptives Planen. Sowie auf größtmögliche Transparenz und auf umfangreiche Abstimmung innerhalb des Projektteams. Hierzu nutzen viele Unternehmen das Vorgehensmodell Scrum und reichern diesen um einen leichtgewichtigen Projektmanagement überbau an.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einerseits zeigen, wie sich das agile Projektmanagement von den klassischen Vorgehensmodellen unterscheidet. Aber auch wo die Herausforderungen liegen und wie Sie diese meistern können.

Agiles Projektmanagement basiert auf:

Klassisches Projektmanagement:

Die entscheidenden Vorteile des agilen Projektmanagement kommen bei Projekten mit einem hohen Maß an Unsicherheit bei Projektbeginn zum tragen. Denn bei agilem Projektmanagement ist es nicht zwingend notwendig, zu Beginn des Projektes alle Anforderungen im Detail zu kennen. Das Projektziel wird mit laufender Projektdauer immer konkreter. Sodass die Unsicherheiten von Sprint zu Sprint abnehmen. Denn durch die Einbindung des Kunden oder seiner Vertreter in den Projektprozess, können frühzeitig Fehler oder Missverständnisse erkannt und korrigiert werden. Somit werden schnellere und auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Projektergebnisse geliefert. Denn Time-to-Market kann ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei sein, ob wir mit unserem Projektergebnis einen Wettbewerbsvorteil erzielen können.

Im Kontext des agilen Projektmanagement hat sich über die Jahre Scrum als Vorgehensmodell durchgesetzt. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Merkmale von Scrum.

Planning Meeting
Ziel: Erstellung eines realistischen Sprint Backlogs. Sowie Commitment aller Teammitglieder zum Sprint Ziel.
Teilnehmer: Product Owner*in, Entwicklungsteam & SCRUM Master*in
Dauer: 2 Stunden pro Woche Sprintlänge

Sprint
Ziel: Erweiterung des aktuellen Produktinkrements um lauffähige Funktionalitäten mit jedem Sprint.
Teilnehmer: Entwicklungsteam
Dauer: 1-4 Wochen

Daily Scrum
Ziel: Tägliche Abstimmung um den Fortschritt zu fördern und die teaminterne Kommunikation zu stärken. Dabei werden folgende 3 Fragen beantwortet:

Teilnehmer: Entwicklungsteam & SCRUM Master*in (Product Owner*in nur als Zuhörer*in)
Dauer: maximal 15 Minuten

Review
Ziel: Begutachtung und Abnahme der Arbeitsergebnisse eines Sprints
Teilnehmer: Product Owner*in, Entwicklungsteam & SCRUM Master*in (optional weitere Interessensvertreter)
Dauer: 1 Stunde pro Woche Sprintlänge

Retrospektive
Ziel: Verbesserung der Zusammenarbeit und der Anwendung des Prozesses. Dabei auch die Steigerung der Produktivität, der Leistungsfähigkeit des Teams und der (Produkt-)Qualität zu erzielen.
Teilnehmer: Product Owner*in, Entwicklungsteam & SCRUM Master*in
Dauer: 45 Min pro Woche Sprintlänge

Scrum Master

Product Owner

Entwicklungsteam

Product Backlog
Sammlung aller Anforderungen an das Produkt.

Sprint Backlog
Auszug der Anforderungen aus dem Product Backlog für den nächsten Sprint.

Produktinkrement
Lauffähiger, potentiell releasebarer Teil des Endprodukts, welches mit jedem Sprint erzeugt wird.

Folgende Hilfsmittel unterstützen das Projektteam einen zu jeder Zeit transparenten Fortschritt im Projekt darzustellen.

Scrum legt großen Wert darauf, den Kunden oder seine Vertreter regelmäßig in den Prozess einzubinden. Durch den engen Austausch möchte man den Kunden und seine Anforderungen besser verstehen und dadurch bessere Ergebnisse erzielen. Die kurzen Entwicklungszyklen haben zusätzlich den Vorteil, dass man sehr schnell direktes Kundenfeedback erhält und somit die Kurskorrekturen meist nicht weitreichend sind. Der Scrum Prozess sieht vor, den Kunden oder seine Vertreter regelmäßig in das Projekt einzubeziehen. Hierzu eignen sich unter anderem Folge Artefakte und Rituale.

Mittlerweile hat sich bei Scrum der Zyklus von zwei bis dreiwöchigen Sprints durchgesetzt, sodass eine starke Einbindung des Kunden automatisch über den Prozess gewährleistet ist. Wichtig für den Projekterfolg ist es aber, dass der Kunde auch seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrnimmt und somit seinen Anteil am Erfolg beisteuert.

Bei der Arbeit in agilen Projekten in denen Scrum zum Einsatz kommt, ist die Beachtung des agilen Manifests, der 12 agilen Prinzipien sowie der 5 Scrum Werte unerlässlich. Gemeinsam bilden Sie das agile Mindset, welche Voraussetzung dafür ist, dass Agilität in Projekten und ganzen Organisationen gelebt werden kann.

Es sind einige Herausforderungen zu meistern, wenn man sich von einer eher hierarchisch geprägten Unternehmenskultur, zu einer agilen Organisation oder zum agilen Projektmanagement hin entwickeln möchte. Im folgenden sind nur einige der Herausforderungen aufgelistet, mit denen Sie wahrscheinlich konfrontiert werden.

Viele Unternehmen, die sich dazu entscheiden auf agiles Projektmanagement zu setzen, kommen nicht daran vorbei auch ein agiles Mindset in das Unternehmen zu tragen. Nur was ist das agile Mindset und wie kann ich das nachhaltig im Unternehmen etablieren? Wie kann ich mein altes Führungsverhalten so verändern, das die agilen Prinzipien und Werte von den Mitarbeitern angenommen und gelebt werden?

Der Erfolg der agilen Transformation ist in direkter Abhängigkeit zum Verhalten der Führungskräfte und des Unternehmensmanagements. Denn um ein agiles Mindset in das Unternehmen zu tragen, muss das Unternehmensmanagement diesen Change / kulturellen Wandel sichtbar vertreten und einige Maßnahmen umsetzen.

Wenn das Unternehmensmanagement die Veränderung für alle sichtbar mitträgt und selbst mit ihrem Handeln als Vorbildfunktion vorangeht, steigert dies deutlich die Chancen des kulturellen Wandels und der Etablierung eines agilen Mindsets.

Eines der Schwierigkeiten, welches gerade in der Anfangsphase des Wandels häufig zum Tragen kommt, ist es ein agiles Projektmanagement Vorgehen zu entwickeln, welches sowohl die Selbstorganisation im Projektteam ermöglicht, als auch die Rolle des Projektmanagers in das Vorgehensmodell integriert. Somit ist es sinnvoll, mit einem kleinen Pilotprojekt zu starten. Dabei vorab das Zusammenspiel der Rollen eines eher klassisch geprägten Projektmanagementansatzes mit dem agilen Projektmanagement abzustimmen. Somit können spätere Konflikte im Projekt vermieden oder reduziert werden. Es sollte nur allen Beteiligten klar sein, dass es eine gewisse Zeit brauchen wird, bis man ein abgestimmtes agiles Projektvorgehen entwickelt, dass beide Welten miteinander vereint. Dabei kann man sich auch an bereits erprobten Best Practices wie PRINCE2 Agile oder Agile PM orientieren, um einige Denkanstöße zu erhalten.

Viele Unternehmen benötigen gerade in der Pilotphase des Wechsels zum agilen Arbeiten externe Unterstützung. Hierzu werden neben der Rolle des externen Scrum Masters häufig auch externe Agile Coaches als Sparringspartner eingesetzt. Der Agile Coach bringt sein Fachwissen im Kontext von Agile und Change Management mit. Sowie die notwendige Distanz zum Unternehmen mit. Welche für die Position des Beobachters und Coaches unabdingbar ist. Nur so ist gewährleistet, dass der Agile Coach die alten Verhaltensmuster regelmäßig spiegelt und durch gezieltes Coaching in neue Arbeitsweisen lenkt. Darüber hinaus ist das Thema Weiterbildung und Schulung zu Beginn hilfreich sein. Hierdurch kann in kurzer Zeit neben dem nötigen Fachwissen, auch das agile Mindset schneller in das Unternehmen getragen und verinnerlicht werden.

Hierzu bieten sich Scrum Trainings oder auch Schulungen zum Agile Coach an. Wichtig wäre sicherzustellen, dass die externe Unterstützung in Form vom Scrum Master und Agile Coach vor Projektende ihr Wissen auf die internen Kollegen und Kolleginnen transferieren. Sonst besteht die Gefahr, dass mit Ende des Projekts auch das Know-how verschwindet.

Wir sehen also, dass der Wechsel vom klassisch geprägten zum agilen Projektmanagement nicht über Nacht erfolgen kann. Der Wandel erfolgt daher in kleinen aber sinnvollen Schritten, sodass häufig ein hybrides Projektmanagementvorgehen die Zwischen- oder sogar die endgültige Lösung für Ihr Unternehmen sein kann. Denn Sie entscheiden am Ende, wie viel Agilität gewünscht und gebraucht wird und was Ihr Unternehmen bzw. Ihre Unternehmenskultur an Veränderung mittragen kann. Daher ist es natürlich möglich, zunächst für sich einen bestimmten agilen Reifegrad ins Auge zu fassen, und dieses Etappenziel zu erreichen. Und wenn dieser Reifegrad irgendwann gesteigert werden soll, die nächsten Schritte anzugehen. Es liegt also an Ihnen welchen Grad an Agilität Sie erreichen wollen. Um Ihr Projektvorgehen weiter zu professionalisieren, können Sie auch eine Project Management Office implementieren. Das PMO hilft Ihnen dabei Standards und Richtlinien zu definieren und deren Einhaltung zu gewährleisten.

Die Vorteile vom agilen Projektmanagement sind nicht von der Hand zu weisen. Begriffe wie Kundenorientierung, Transparenz oder hohes Qualitätsbewusstsein sind keine Worthülsen, sondern fester Bestandteil des agilen Mindsets. Mit Scrum hat man auch noch einen leichtgewichtigen Ansatz für die Produktlieferung, welcher sich über Jahre erprobt und bewiesen hat. Kurze Entwicklungszyklen, teamübergreifendes Arbeiten und enger Austausch mit dem Kunden tragen ihren Teil zum Projekterfolg bei. Die Stolpersteine liegen meist beim falschen oder schlechtem Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten, doch da ist die Expertise eines internen oder externen Agile Coach unerlässlich und eine großartige Bereicherung für das gesamte Projektteam und die Organisation. Wie Sie auch sicherlich feststellen konnten, findet das agile Projektmanagement nicht nur im IT Kontext Anwendung, sondern hat sich nun auch auf die Non-IT Bereiche ausgeweitet. Der Wunsch schneller vorzeigbare Projektergebnisse aufzuweisen, findet immer mehr gefallen auch in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen.

Wenn auch Sie vor solch einer Herausforderung stehen, sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam können wir dann prüfen, ob und in welcher Form wir Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen können.

PURE Consultant

Das Team der PURE Consultant hat ihren Themenfokus auf den Themen Projektmanagement und Prozessmanagement. Sollten Sie Bedarf oder Interesse an einer Projektmanagement Beratung, Prozessmanagement Beratung, Scrum Beratung oder PMO Beratung haben, so sprechen Sie uns an. Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen die maßgeschneiderte Form der Zusammenarbeit und Ihr starker Partner an Ihrer Seite.

Gerne unterstützen wir Sie auch mit der passenden Scrum Schulung, verschaffen Sie sich gern einen Überblick über das für Sie passende Scrum Training.